W sytuacji kiedy postanowimy kupić nową kserokopiarkę, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka bardzo istotnych czynników.
Po pierwsze zastanówmy się jaki format papieru używamy na co dzień najczęściej i jaki będzie wykorzystywany w zakupionym urządzeniu. Jeśli w biurze lub w domu używa się najczęściej formatu A3, powinniśmy sprawdzić czy wybrany model ma taką opcję. Zazwyczaj kserokopiarka która posiada opcję wydruku A3, ma także możliwość mniejszych wydruków, ale lepiej sprawdzić to jeszcze przed zakupem, aby później nie było niemiłych niespodzianek. Innym parametrem jaki należy sprawdzić przed zakupem sprzętu jest to jakie maksymalne obciążenie wydruku może osiągnąć dany model. W sytuacji, gdy drukujemy niewiele w ciągu miesiąca nie jest to takie istotne, natomiast przy pracy w większym biurze, słabszy model może się nie sprawdzić przy większej ilości drukowanych arkuszy.
W kserokopiarce najważniejsze parametry to jej funkcjonalność oraz ogólne koszty eksploatacji na przestrzeni określonego czasu, najczęściej roku. Producenci kserokopiarek bardzo zróżnicowali funkcje i wydajność tych urządzeń. W zależności od modelu mamy dodane opcje skanowania, faksowania czy drukowania, które znakomicie uzupełniają pracę urządzeń biurowych. Niektóre modele wyposażone są także w podajniki papieru lub też opcję druku obustronnego, lepiej sprawdzić to wcześniej na stronach internetowych lub tez w instrukcji obsługi dodanej do urządzenia. Przemyślmy dokładnie co będzie nam potrzebne w przyszłości w pracy, ponieważ zakup kserokopiarki to zakup na lata i całkiem spory wydatek.
Temat kosztów eksploatacji powinniśmy przed wszystkim sprawdzić i skrupulatnie przemyśleć, ponieważ niekiedy lepiej wydać więcej pieniędzy na wstępie niż później wydawać często na serwis i naprawy. Podstawowy koszt to zakup tonerów do druku oraz regularny przegląd serwisanta, ale można znaleźć modele gdzie koszt serwisu będzie uwzględniony w gwarancji. Okres gwarancji na urządzenie to bardzo ważna informacja, im jest dłuższy tym lepszy jest ten model zbudowany na lepszych podzespołach. Pomyślmy także czy chcemy kupić kilka urządzeń każde z inną funkcją, czy też lepiej wydać więcej na urządzenie wielofunkcyjne, zastępujące kilka osobnych sprzętów.