W każdym biurze potrzebna jest drukarka, ksero, faks i skaner. Dzięki zastosowaniu wielu nowoczesnych rozwiązań, wszystkie te urządzenia można zastąpić jednym urządzeniem wielofunkcyjnym, które sprawdzi się w każdym biurze.
Na rynku mamy olbrzymi wybór tego typu urządzeń i często mamy dylemat który wybrać, oraz jaki będzie najlepszy biorąc pod uwagę organizację pracy w biurze. Zanim zdecydujemy się na zakup konkretnego modelu, to przemyślmy co dokładnie będzie nam potrzebne i czego spodziewamy się po pracy urządzenia wielofunkcyjnego. Po pierwsze odpowiedzmy na pytanie jaki format papieru będzie najczęściej drukowany, czy będziemy potrzebować tylko wydruków A4 czy także A3, najczęściej jeśli jest możliwość wydruku w formacie A3 to także istnieje możliwość mniejszych wydruków.
Ważne jest także to ile osób będzie korzystać z urządzenia i jak dużo kopii będzie wykonywać w ciągu określonego czasu np. miesiąca. Przemyślmy także które opcje dodatkowe będą potrzebne, czy oprócz drukarki będzie także potrzebny skaner, faks i ksero, oraz wyposażenie ekstra typu podajnik papieru. Do tego wszystkiego powinniśmy wcześniej określić wysokość budżetu jaki możemy przeznaczyć na zakup i to także zdeterminuje wybór modelu. Sprawdzając wszystkie wybrane modele sprawdzajmy od razu szacowane koszty eksploatacji, jakie przewiduje producent i sprzedawca. Istotną informacja o sprzęcie jest długość okresu gwarancji jaki daje producent oraz jej warunki.
Lepiej zapoznać się z wymogami serwisu przed zakupem niż później nieprzyjemnie rozczarować podczas różnego typu napraw, które nie zawsze są objęte gwarancją. Sprzęt wielofunkcyjny najlepszej jakości to obecnie sprzęt cyfrowy, ponieważ daje możliwość najszybszego wydruku na wysokim poziomie graficznym. Zapoznajmy się także z informacjami jak należy dbać o sprzęt i jakie ma warunki konserwacji (co jaki czas należy wykonać czynności konserwacyjne). Zakupiony sprzęt lepiej powierzyć specjaliście do montażu i instalacji, tak aby sprawdził przy okazji jak funkcjonuje całe urządzenie, czy podłączone zasilanie jest prawidłowe i czy sprzęt nie wykazuje żadnych ukrytych usterek.
